Il existe deux types de gestion d’un distributeur, la gestion totale et l’autogestion. Si vous optez pour l’autogestion, vous pourrez soit acheter, soit choisir la location du distributeur automatique.
Pourquoi préférer la location du distributeur automatique à l’achat ?
La location d’un distributeur automatique est une solution liée au choix de la solution de l’autogestion. La première étape est de comprendre pourquoi vous souhaitez faire de l’autogestion plutôt que de la gestion déléguée. 3 motifs principaux :
- Vous avez besoin d’un simple distributeur de café automatique la gestion est très simple, inutile de faire appel à un prestataire externe en gestion totale.
- Vous ne pouvez pas faire de la gestion totale car vos effectifs sont petits, la consommation du distributeur sera faible, et un prestataire ne s’y retrouverait pas.
- Au contraire, la consommation du distributeur va être élevée, et vous souhaitez dégager un profit (hôtel, halls de passage).
Une fois que vous avez opté pour l’autogestion, il vous reste 2 options : achat ou location. Un contrat de location établi entre l’entreprise et le fournisseur permet de mettre en place la location du distributeur automatique. Le matériel est mis à la disposition de l’entreprise, contre le versement d’une somme mensuelle.
Principe de la location d’un distributeur automatique
La location est une solution très simple qui vous évite de débourser l’investissement initial :
- Vous payez une mensualité définie en début de contrat (100 à 250 € HT).
- Le matériel ne vous appartient pas, il appartient à la société à laquelle vous le louez.
- La maintenance est incluse dans le contrat de location.
- La mensualité apparaît en comptabilité dans vos charges (vous ne pouvez pas passer la machine à l’actif de votre bilan et l’amortir).
- Le matériel est renouvelé gratuitement tous les 2 à 3 ans.
Avantages de la location
Il y a plusieurs avantages à la location d’une ou de plusieurs machines.
La rentabilité sans l’investissement
À la différence de l’achat, grâce à la location, l’entreprise n’a pas à sortir une grosse somme d’argent des caisses pour s’équiper de distributeurs automatiques et bénéficier des avantages de l’autogestion. Or, dans le même temps, la location d’un ou plusieurs distributeurs permet de réaliser des bénéfices, si le matériel est bien situé (lieux de passage, hôtel, hall de gare…) ou si la fréquentation des machines est élevée. En effet, c’est l’entreprise qui :
- choisit ses produits ;
- fixe les prix des produits ;
- récolte les bénéfices réalisés.
Il n’est pas nécessaire d’investir dans l’achat onéreux d’un distributeur et l’entreprise profite rapidement des marges tarifaires.
Atouts pour le comité d’entreprise
La location peut se faire au nom de l’entreprise ou par le comité d’entreprise (CE). Pour le CE, la formule est intéressante :
- Il paie la location sur son budget de fonctionnement (souvent excédentaire).
- Il comptabilise les recettes du distributeur sur le budget dévolu aux activités culturelles et sociales (souvent déficitaire).
Prix de la location distributeur automatique
Le coût de la location dépend :
- De votre durée d’engagement : plus celle-ci est longue plus le prix de la location baisse.
- De la taille et du modèle du distributeur : plus il est performant, plus il est cher.
- Du système de paiement (monnayeur ou système prépayé) : le système prépayé implique une configuration et des outils techniques.
- Des produits choisis.
- De l’existence ou non d’un contrat de maintenance et d’entretien : option qu’il est préférable de prendre car la logistique n’est pas simple.
On estime le loyer mensuel d’un distributeur automatique entre 100 et 250 €HT avec le contrat de maintenance inclus.