Il existe deux types de gestion d’un distributeur :
- Gestion totale déléguée à un prestataire qui s’occupe de tout : fixation des prix, approvisionnement. Le prestataire conserve le profit généré par la machine.
- Autogestion : vous vous occupez de tout et vous gardez le profit.
La gestion totale est également appelée dépôt gratuit : le distributeur est mis en dépôt chez vous, il ne vous appartient pas, vous ne payez rien, vous devez juste fournir une prise électrique.
Si vous optez pour l’autogestion, vous pourrez soit acheter soit louer votre distributeur.
Achat d’un distributeur automatique : le choix de l’autogestion
Acheter un distributeur automatique est une solution liée à l’autogestion. L’entreprise est propriétaire du matériel, gère son approvisionnement et sa maintenance.
La première étape est de comprendre pourquoi vous souhaitez faire de l’autogestion plutôt que de la gestion déléguée. 3 motifs principaux :
- Vous avez besoin d’un simple distributeur de café automatique, la gestion est très simple, inutile de faire appel à un prestataire externe en gestion totale.
- Vous ne pouvez pas faire de la gestion totale car vos effectifs sont petits, la consommation du distributeur sera faible, et un prestataire ne s’y retrouverait pas.
- Au contraire, la consommation du distributeur va être élevée, et vous souhaitez dégager un profit (hôtel, halls de passage).
Une fois que vous avez opté pour l’autogestion, il vous reste à choisir entre l’achat de la machine ou sa location.
Leasing ou achat du distributeur automatique ?
Si vous optez pour l’achat d’un distributeur automatique, 2 solutions s’offrent à vous :
- L’achat immédiat : vous investissez le prix de la machine, en une fois, et vous en devenez directement propriétaire. Vous pouvez le passer à l’actif de votre bilan et l’amortir.
- Le leasing (également appelé « crédit-bail ») : vous payez un montant fixe chaque mois, et vous avez une option d’achat, pouvant être levée généralement au bout de 2 ans.
L’achat immédiat est conseillé dans plusieurs cas :
- les moyennes entreprises (30 à 50 employés) qui sont sûres de dégager des profits ou, en tout cas, de rentabiliser l’achat ;
- les entreprises ayant beaucoup de visiteurs ou implantées dans des lieux publics, des centres de réunions, ou des passages très fréquentés.
Au contraire, le leasing convient :
- Aux entreprises qui ne sont pas certaines de pouvoir rentabiliser l’investissement et préfèrent attendre avant d’acheter. Le leasing permet de tester la fréquentation des distributeurs.
- Aux petites entreprises générant peu de passage, pour qui la gestion totale n’est pas possible, mais souhaitant tout de même s’équiper d’un distributeur automatique.
Maintenance du distributeur automatique après achat
Lorsque vous achetez un distributeur, l’achat vient généralement avec une garantie (1 voire 2 ans) qui couvre :
- Les pièces défectueuses.
- Le déplacement du réparateur en cas de besoin.
Au-delà de cette garantie, vous pouvez opter pour la maintenance du distributeur automatique par le prestataire, ce qui est conseillé, mais bien sûr pas obligatoire :
- Vous n’avez pas à vous soucier de la maintenance.
- Ce n’est pas très cher.
L’achat d’un distributeur automatique peut être très contraignant dans le cas de distributeurs de produits frais : respect des normes d’hygiène, de la chaîne du froid… Dans ce cas, il est conseillé de faire appel à un prestataire de service.
Prix d’achat d’un distributeur automatique
Le coût d’un distributeur automatique dépend de nombreux paramètres :
- le modèle choisi (plus ou moins esthétique et performant) ;
- la capacité de l’appareil (en nombre de gobelets) ;
Comptez entre 2 000 € HT pour les distributeurs de plus petite capacité (environ 200 gobelets) et 5 000 € HT pour les distributeurs haut de gamme et de capacité plus importante (1 000 gobelets).
Par ailleurs, il faut ajouter au prix d’achat de la machine :
- le tarif du contrat de maintenance ;
- les dépenses d’approvisionnement (incluant le transport et le stockage des produits) ;
- les frais d’électricité et d’eau.
Ces frais peuvent être remboursés si l’entreprise décide de faire des bénéfices grâce à ses machines, par exemple en fixant des prix élevés. La marge permet généralement de rentabiliser une partie des frais.
L’achat d’un distributeur automatique peut donc s’avérer très onéreux pour une petite entreprise. Dans ce cas, il est possible de se tourner vers le marché de l’occasion, une seconde main ou une remise à neuf.